Teksten
voor organisaties

Hoe het schrijverschap bijdraagt aan herkenbaarheid en verbinding

Het schrijven van prettig leesbare zakelijke teksten is een vak apart.

lees meer

Verbetertraject Documentverwerking

Met Kaizen in kort bestek naar kwaliteit

De Japanse verbeterfilosofie verpakt in een zes stappencyclus om samen de werkwijze te verbeteren.

lees meer

Notuleerservice

 Goede verslaglegging van beleidskeuzes is het skelet van een organisatie

Een externe professional is snel, voordelig, garandeert kwaliteit en verlaagt de druk op het secretariaat.

lees meer

Teksten voor organisaties

Hoe het schrijverschap bijdraagt aan herkenbaarheid en verbinding

Schrijven is een vak

Het schrijven van prettig leesbare zakelijke teksten is een vak apart. Iedereen kent wel de rapporten of beleidsnotities waar de samenhang ontbreekt, de zinnen als losse plukjes bij elkaar geharkt lijken en je als lezer na een paar alinea’s afhaakt. Jammer, want iedere organisatie floreert bij een coherent uitgedragen visie, missie én beleid. Het vergroot de herkenbaarheid naar buiten toe en de verbinding binnen de organisatie.

Toonzetting

De toon van de tekst bijvoorbeeld hangt samen met de identiteit van de organisatie. Hoe draag je beleidsbesluiten uit, zowel intern als extern? Soms wil je dat bepaalde teksten informatief en vlot geschreven zijn, soms wervend en een andere keer juist meer formeel. Mijn advies; erken dat teksten een belangrijk onderdeel zijn van de interne én externe communicatie en besteed dit uit aan iemand met verstand van zaken.

Redactie en opmaak

Naast de gewenste toon zorg ik dat de tekstonderdelen in de juiste volgorde staan, er samenhang is tussen de verschillende onderwerpen en dat de tekst als geheel prettig leesbaar is. Er staan geen spelfouten in en de opmaak is volgens de huisstijl van de organisatie.

Verbetertraject Documentverwerking

Met Kaizen in kort bestek naar kwaliteit

In veel organisaties worden beleidsdocumenten, richtlijnen, verslagen en reglementen door verschillende mensen geschreven en samengesteld. En ondanks dat er een huisstijl gehanteerd wordt, verschillen de documenten nogal van opbouw, toon, stijl en opmaak.
Voorbeelden:

  • Er is geen eenduidigheid welke informatie op het voorblad wordt geplaatst.
  • Documenten worden ongenummerd gearchiveerd.
  • Een document wordt al dan niet voorzien van een inhoudsopgave.
  • Er rouleren meerdere versies binnen de organisatie.
  • Documenten worden op de website of het intranet geplaatst die nog vol staan met stijl- en spelfouten.
  • Evaluatie- of verbetermomenten zijn niet opgenomen in de PDCA-cyclus of jaaragenda van bestuur, management en medezeggenschap.

Hygiëne
Zoals een huishouden met regelmaat een grote schoonmaak nodig heeft, zo is het ook met de documentverwerking binnen een organisatie. Iedere medewerker die documenten schrijft en intern dan wel extern publiceert, wordt jaarlijks bijgepraat over de afspraken rondom schrijfstijl, opzet, opmaak, redactie, publicatie en archivering van organisatiedocumenten.

Huisstijlhandboek
De huisstijl behelst meer dan het op de juiste plek gebruiken van het logo of het lettertype. Een complete huisstijl staat beschreven in een handboek. Alle onderdelen van het handboek zijn bekend bij de schrijvers, publicisten én verwerkers van teksten binnen de organisatie.
Belangrijke onderdelen van het handboek zijn dus niet alleen het gebruik van logo en lettertypes, maar ook toonzetting, structuur, opmaak, publicatie en verwerking van documenten.

Wie weet het antwoord?
‘Wat staat er op het voorblad en wie is eindverantwoordelijk voor het vullen van alle data en het op de juiste plek archiveren van het vastgestelde document?’ Dit kunnen verschillende medewerkers zijn.
‘Gebruiken we altijd in alle documenten u of je en jij? Maken we onderscheid tussen interne en externe teksten? Wat willen we uitstralen?’
‘Wanneer is een conceptversie van een tekst klaar voor publicatie?’Wie houdt hierin een vinger aan de pols en zorgt dat de eindversie het enige document is dat gepubliceerd wordt en rouleert in de organisatie?’

Afspraken
Dit is een open deur, maar maak goede afspraken over schrijfstijl, redactie, opmaak, publicatie en verwerking. En het is duidelijk dat dit meer behelst dan louter afspreken dat iedereen de spellingscontrole op zijn device geactiveerd heeft. Sommige organisaties zorgen voor één vast aanspreekpunt betreffende de eindredactie en opmaak van alle documenten die geproduceerd, gepubliceerd en gearchiveerd worden. Zorg dat deze taak overdraagbaar is bij vakantie en/of ziekte en leg alle afspraken hieromtrent overzichtelijk en gemakkelijk vindbaar vast in een handboek of richtlijn.

Verbeteren met de cyclus van Kaizen
Vanuit Tekstbureau Blanche-Fleur bied ik een kort traject aan om de documentverwerking in te richten bij nieuwe organisaties en bij bestaande organisaties weer in een ‘flow’ te organiseren. Dit doe ik samen met de medewerkers waarbij we volgens de zes stappencyclus van Kaizen de werkwijze en structuur verbeteren. Kort gezegd is Kaizen een Japanse verbeterfilosofie verpakt in een methode van continu verbeteren waarbij vooral gewerkt wordt aan kleine aanpassingen in een werkwijze die analoog is met de PDCA-cyclus. De zes stappen staan hiernaast schematisch weergegeven. Iedere stap wordt zo doorlopen dat medewerkers zelf eigenaar worden van de verbeterde werkwijze bij documentverwerking. Zij maken zich deze cyclus eigen en integreren een manier van samenwerken gericht op kwaliteit. Het is voor iedereen toegankelijk, praktisch uitvoerbaar en verbindt alle lagen in de organisatie.
Bij interesse of meer informatie wat ik hierin voor jouw organisatie kan betekenen, neem contact op! Samen bespreken we de mogelijkheden.

LEES MEER

Notuleerservice

Goede verslaglegging van beleidskeuzes is het skelet van een organisatie

Waarom een externe notulist?
Tegenwoordig is het maken van notulen niet meer weg te denken uit het Nederlandse vergaderlandschap. Steeds meer organisaties huren daarom een externe notulist in.
Toch bestaat er nog vaak het idee dat het goedkoper is om een eigen medewerker te laten notuleren.

Het bespaart tijd
De realiteit is dat vaste medewerkers laten notuleren onnodig veel tijd slurpt. Het uitwerken van het verslag vertraagt omdat de dagelijkse routine afleidt van het schrijven.
Een externe notulist is snel en voordelig en verlaagt de druk op het secretariaat. Mijn verslagen zijn bijvoorbeeld binnen drie werkdagen na de vergadering beschikbaar.   

Het is goedkoper
Door de aanwezigheid van een externe notulist tijdens een vergadering kunnen de deelnemers zich focussen op wat er wordt besproken en daarmee efficiënter te werk gaan. Een vaste notulist is vertrouwd met de materie, de discussiepunten en de deelnemers. Het resultaat is een beknopt verslag waar niet achteraf aan gesleuteld hoeft te worden. Dit bespaart tijd tijdens de vergadering (er is minder discussie over het verslag) en het werkt efficiënt (er is een duidelijke actie- en besluitenlijst). Het uitbesteden van notuleren bespaart dus niet alleen tijd, maar ook geld.

Kwaliteitsgarantie
En niet te vergeten: de kwaliteit van de verslagen is ook een belangrijke factor om te kiezen voor een vakbekwame notulist. Goede verslaglegging van beleidskeuzes is het skelet van de organisatie. Professionele notulen maken de voortgang van het beleid zichtbaar. Juridisering vraagt om afspraken zwart-op-wit en transparante notulen zijn steeds meer een vereiste voor een goede bedrijfsvoering. Het notuleren van een dergelijk overleg op hoog niveau vereist daarom kennis en inzicht en gevoel voor verhoudingen.

Wat is het honorarium voor mijn diensten als notulist?

Bij een gemiddelde vergaderduur van 2,5 uur, is mijn totale tijdsbesteding ongeveer 8 uur. Afhankelijk van de complexiteit van de opdracht varieert het honorarium tussen de €35 en €55 per uur. Dit is inclusief btw.

Toelichting
Bij een vergaderduur van 2,5 uur, heb ik globaal 1,5 uur nodig voor de voorbereiding. Dit houdt in het doorlezen van de vergaderstukken, het opzetten van een ‘notuleerdocument’ op basis van de agenda en het bestuderen van de vorige notulen en besluiten- en actiepuntenlijst.
Het uitwerken van de gemaakte aantekeningen tijdens de vergadering tot een samenvattend en prettig leesbaar verslag vraagt tijd en concentratie. Heeft de vergadering bijvoorbeeld 2,5 uur geduurd, dan ben ik gemiddeld 4 uur bezig om daar een overzichtelijk en inhoudelijk kloppend verslag mét besluiten- en actiepuntenlijst van te maken. Het aantal deelnemers en de complexiteit van de onderwerpen zijn van invloed op deze uitwerktijd.
Mocht na een aantal vergaderingen blijken dat ik minder of meer tijd besteed aan het voorbereiden en/of het uitwerken, dan overleg ik dit zodat het honorarium aangepast kan worden aan de daadwerkelijke tijdsbesteding.
Bij een cyclus van vergaderingen is een vast honorarium een goede optie.

Contactformulier

    Honorarium

    Dit is afhankelijk van een aantal factoren en dus altijd maatwerk. Zaken die meespelen zijn de complexiteit van de opdracht, gevraagde creativiteit en voorbereidend onderzoek, de frequentie van onze samenwerking, gewenste deadlines en jouw portemonnee of het budget van de organisatie.

    Het honorarium, de tegenprestatie voor mijn diensten in de vorm van een ‘ereloon’, ligt tussen de €35 en €65 per uur, afhankelijk van bovenstaande factoren. In de meeste gevallen spreken we samen een vast honorarium per project af.